Contrats, factures, documents juridiques. Quel est le délai minimum légal de conservation de ces documents ? Il s’agit d’une obligation afin de permettre à l’administration de faire des contrôles durant ce délai si besoin.

1. Documents civils et commerciaux 

-les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale :  5 ans ;

– les contrats conclus par voie électronique : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation ;

– les documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire) : 5 ans ;

– les documents établis pour le transport de marchandises : 5 ans ;

– le dossier d’un avocat : 5 ans après la fin du mandat ;

-les déclarations en douane : 3 ans ;

– les polices d’assurance : 2 ans à partir de la réalisation du contrat.

2. Documents et pièces comptables

-les livres et les registres comptables (livre journal, grand-livre, livre d’inventaire) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;

-les pièces justificatives (bon de commande ou de livraison, factures clients ou fournisseurs) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

3. Documents fiscaux

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration : 6 ans.

Ce délai court à partir :

• de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
• ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Exemple : les éléments concernant les revenus de 2021, déclarés en 2022, doivent être conservés jusqu’à fin 2027.

 Ce délai de conservation concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

4. Documents sociaux

-les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;

-les statuts de la société : 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés ;

-les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration : 3 ans ;

-les rapports des Commissaires aux comptes : les 3 derniers exercices.

5. Gestion du personnel

-les bulletins de salaire (double papier ou sous format électronique) : 5 ans ;

-le registre du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié ;

-les contrats de travail, primes, indemnités, soldes de tout compte, régime de retraite : 5 ans ;

-les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail : 5 ans ;

-les déclarations d’accident du travail auprès de la CPAM : 5 ans ;

-les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation de vos documents ?

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».